Étape 3 : Réaliser une analyse en profondeur

L’analyse stratégique met en lumière les postes, au sein de votre entreprise, qui profiteront le plus de l’EDI. Toutefois, plusieurs autres facteurs doivent être pris en compte avant de choisir sur quel cycle commercial focaliser son attention dans un premier temps. Voici quelques-uns de ces facteurs :

  • Quelle partie de l’entreprise est la mieux préparée pour l’EDI ?
  • Dans quel cycle la mise en oeuvre de l’EDI coûtera le moins ?
  • Dans quel cycle les économies seront les plus importantes / l’augmentation de la rentabilité sera la plus élevée ?

Pour répondre à ces questions, un autre type d’analyse est nécessaire. Beaucoup d’entreprises utilisent deux outils efficaces :

  • L’analyse coûts-avantages (ACA)

    Cette analyse permet d’identifier les applications professionnelles les plus susceptibles de profiter de la mise en oeuvre de l’EDI et fixe les priorités dans ce domaine. Cela inclut une description du système actuel dans chaque domaine fonctionnel et une présentation de la manière dont l’EDI va l’améliorer. L’émission et la réception de chaque type de document commercial sont basées sur un système composé de procédures humaines et informatiques qui doivent toutes être documentées et analysées pour s’assurer de l’efficacité de l’EDI. Pour des résultats optimaux, l’objectif devrait être l’amélioration du cycle commercial et non pas simplement l’automatisation.

  • L’analyse EDI

    L’analyse EDI des clients et fournisseurs d’une entreprise permet de s’assurer qu’un système EDI mis en oeuvre peut être prise en charge au sein d’un vaste réseau de partenaires commerciaux ou d’un petit groupe de partenaires commerciaux caractérisés par des gros volumes de transactions dont la valeur est élevée. Cette analyse devrait inclure les technologies sous-jacentes et les compétences disponibles. Elle doit tenir compte du type de données que nécessitent les systèmes actuels, du type de données exigées par les partenaires commerciaux et des données exigées par les normes en matière d’EDI.

Puisque le fait d’atteindre la phase pilote d’un programme EDI peut s’avérer extrêmement coûteux pour une entreprise, la capacité à justifier les coûts engendrés par le programme est essentielle. Toutefois, cela doit être associé aux conclusions de l’analyse EDI. De cette manière, un rapport final ayant la structure suivante peut être élaboré :

  • Portée du projet
  • Description des forces et des faiblesses des systèmes actuels
  • Système alternatif recommandé et capacité à renforcer l’entreprise
  • Intégration des données et personnalisation des données nécessaires
  • Référence aux alternatives étudiées mais non-retenues
  • Données financières relatives aux approches recommandées et rejetées
  • Timing de développement du système et fonds nécessaires
  • Liste du personnel nécessaire au développement et à la mise en oeuvre du système
  • Calendrier de la mise en oeuvre du projet

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