Processus papier ou électronique

L’échange de bons de commande et de factures est un processus commercial partagé. Comparons donc de quelle manière il se déroule sur papier ou par le biais de l’EDI.

Dans la méthode papier, le processus est généralement le suivant :

  • Le système de gestion des stocks notifie à l’acheteur la nécessité de passer une commande ou, après la vérification du système de gestion des stocks, l’acheteur détermine qu’une commande doit être passée
  • L’acheteur saisit les données dans un système de commande afin de créer un bon de commande, l’imprime et puis l’envoie par courrier
  • Plusieurs jours plus tard, le vendeur reçoit le bon de commande et saisit manuellement la commande dans son système
  • Le vendeur imprime une facture et la joint à l’expédition et/ou l’envoie séparément par courrier
  • L’acheteur saisit manuellement la facture dans le système de gestion des Comptes fournisseurs

L’échange de documents papier peut nécessiter une semaine. Si des erreurs sont faites lors de la saisie manuelle des données, ce délai peut être bien plus long.

Maintenant, comparons avec le processus EDI :

  • Le système d’achat de l’acheteur, qui utilise un logiciel d’EDI, génère et envoie automatiquement un bon de commande au format EDI lorsque les stocks atteignent un niveau critique
  • En seulement quelques minutes, le système du vendeur, grâce à son logiciel d’EDI, reçoit le bon de commande au format EDI, notifie au département en charge des expéditions d’expédier les marchandises et génère une facture au format EDI qui est transmise directement au système de gestion des Comptes fournisseurs de l’acheteur

Ce processus ne nécessite que quelques heures.

Autres avantages de la mise en oeuvre de l’EDI

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