Comment fonctionne l’EDI ?

Il existe 3 étapes avant l’envoi de documents EDI – la préparation des documents, la traduction des documents au format EDI, la transmission des documents EDI à votre partenaire.

Étape 1 : Préparation des documents à envoyer

La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Par exemple, au lieu d’imprimer un bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les informations nécessaires pour la création d’un document EDI. Les sources de ces données et les méthodes qui permettent de générer ces documents électroniques peuvent inclure :

  • La saisie de données par une personne via un ordinateur
  • L’exportation de données informatiques des feuilles de calcul ou des bases de données
  • Le reformatage de rapports électroniques en fichiers de données
  • L’amélioration d’applications existantes afin de créer automatiquement des fichiers de sortie qui sont prêts à être traduits dans une norme EDI
  • L’achat de logiciels applicatifs qui possèdent des interfaces intégrées en vue de la création de fichiers EDI

Étape 2 : Traduction des documents au format EDI

L’étape suivante consiste à transférer vos données électroniques vers un logiciel de traduction afin de convertir votre format interne de données au format EDI standard suivant de différents segments et éléments de données correspondants. Vous pouvez acheter un logiciel de traduction EDI que vous pourrez gérer et mettre à jour en interne. Une expertise spécifique en mapping est nécessaire pour définir de quelle manière vos données internes seront mappées (donc associées) avec les données EDI. Il existe des logiciels de traduction adaptés à pratiquement tous les environnements informatiques et  budgets, des vastes systèmes traitant plusieurs milliers de transactions chaque jour aux logiciels individuels dont la seule mission consiste à traiter quelques centaines de transactions par semaine.

Sinon, vous pouvez faire appel à un prestataires de services EDI. Dans ce cas-là, il vous suffit de lui envoyer vos données afin de les traduire au format EDI de votre choix ou inversement.

Étape 3 : Connexion et transmission des documents EDI à votre partenaire

Une fois que vos documents commerciaux sont traduits au format EDI approprié, ils sont prêts à être transmis à votre partenaire commercial. Il vous reste à déterminer par quel moyen vous vous connecterez à vos partenaires commerciaux afin d’effectuer cette transmission. Plusieurs moyens existent. Parmi les plus utilisés, on trouve : 1) la connexion directe à l’aide du protocole AS2 ou tout autre protocole Internet sécurisé, 2) la connexion à un fournisseur de réseau EDI (aussi appelé fournisseur de réseau VAN) à l’aide de votre protocole de communication préféré et faire confiance à ce fournisseur de réseau afin qu’il se connecte à vos partenaires commerciaux à l’aide du protocole de communication utilisé par vos partenaires, ou 3) l’association de ces deux solutions, en fonction du partenaire et du volume de transactions que vous voulez échanger. Pour en savoir plus sur les différentes options, cliquez ici.

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