Réforme PAYE et EDI

Si vous êtes comme plus de la moitié des entreprises du Royaume-Uni récemment étudiées par KPMG, la réponse est que vous n’êtes pas certain que votre solution d’échange de données informatisé (EDI) répondra aux nouvelles exigences de l’administration fiscale britannique en matière d’informations en temps réel (RTI). La date de lancement approche à grand pas. À partir du mois d’avril, la majorité des entreprises et des organismes de retraite doivent commencer à transmettre des déclarations en temps réel et la date-limite de mise en conformité est fixée en octobre 2013.

Nombreuses sont les entreprises à ne pas être certaines de la manière de satisfaire aux exigences en matière de RTI. La confusion règne autour des solutions techniques pouvant être utilisées parce que, dans un premier temps, l’administration fiscale britannique insistait sur l’utilisation obligatoire du réseau BACS (Banker’s Automated Clearing Services). Toutefois, la date-limite de passage au réseau BACS a été repoussée à cause du nombre d’entreprises transmettant leurs déclarations à l’administration fiscale britannique via l’EDI. Donc, si votre entreprise utilise déjà cette méthode fiable, l’approche de cette date-limite n’est peut-être pas aussi inquiétante que vous pensez.

Ce qu’est l’nformation en temps réel ?

La réponse brève est le passage du dépôt de déclarations annuelles de revenus à un dépôt de déclarations préalables avant le paiement des salaires, ou parallèlement. Alors pour remplir une seule déclaration par an, les entreprises devront en remplir 12 par an si les salaires sont versés chaque mois ou 52 s’ils sont versés chaque semaine. L’administration fiscale veut que l’employeur lui transmette un fichier électronique contenant toutes les informations pertinentes sous une forme appropriée. Si ces informations sont erronées, dans le meilleur des cas, vous pouvez vous attendre à ce que fichier vous soit retourné afin que vous y apportiez des modifications avant de le soumettre une nouvelle fois. Dans le pire des cas, de lourdes pénalités peuvent vous être infligées.

Pourquoi ce changement ?

L’administration fiscale britannique met en place une manière plus efficace de faire face à la fluidité des effectifs puisque les travailleurs changent d’emploi fréquemment et beaucoup d’entre eux ont plusieurs emplois. En instaurant les RTI, l’administration fiscale britannique entend réduire la fraude, verser les allocations appropriées, garantir l’efficacité des réponses aux moins/trop-versés et fournir au service en charge de l’emploi et des retraites des informations fiables en termes d’emploi. Ce système intégrera également le nouveau programme de Crédits Universels et optimisera le versement des allocations par la mise en place d’un seul versement. Avec la disparition de l’ancien système, un certain nombre de processus et de formulaires que les comptables devaient gérer disparaitront également, notamment le fameux formulaire P45.

Vous pensez que les RTI ne s’appliquent pas à votre entreprise ? Réfléchissez bien ! Certains experts qualifient de « temporaire » cette nouvelle méthode de déclaration à l’administration fiscale britannique. La déclaration PAYE (paiement à la source) est restée inchangée pendant un peu plus de 70 ans et a nécessité quelques temps pour s’adapter aux pratiques professionnelles modernes. Il n’est donc pas surprenant que l’administration fiscale britannique ait décidé d’améliorer ce processus et ce programme s’applique à toutes les entreprises et à tous les organismes de retraite.

Quelles autres réformes sont attendues en 2013 ?

Cette réforme n’est qu’une partie de l’iceberg. La loi intitulée « Pension Reform Act » (loi de réforme des retraites) de 2012 impose à chaque entreprise du Royaume-Uni (à commencer par les plus grandes) de fournir un régime de retraite privé à chaque salarié. Chaque entreprise doit donc intégrer automatiquement l’ensemble de ses salariés à ce régime, même si ceux-ci refusent ensuite, l’employeur devant tout de même leur en faire bénéficier.

Il est essentiel que les réformes du paiement à la source et des retraites soient étudiées conjointement parce que le gouvernement impose la transmission d’Informations en temps réel à ce sujet afin de gérer correctement son régime de Crédits Universels (UC) qui entrera en vigueur en octobre 2013.

Qu’impliquent les Informations en temps réel ?

Brian Stenhouse, Directeur de la comptabilité au sein d’Armstrong Watson et membre du groupe d’utilisateurs représentatifs de l’administration fiscale britannique suggère, dans un premier temps, que les éléments suivants soient obligatoires :

• Nom complet du salarié
• Date de naissance
• Sexe
• Numéro de sécurité sociale

Il pense toutefois que ces catégories seront bientôt étendues. Le Groupe Gartner, dans son récent rapport intitulé « UK Payroll Reform will challenge IT and HR Payroll departments and vendors » suggère que, dans l’avenir, le gouvernement souhaitera également obtenir des informations telles que :

• Heures travaillées
• Numéro de passeport du salarié
• Indicateurs d’emploi illégal
• Indicateurs de conflit social

Le gouvernement a également fait savoir qu’il souhaitait obtenir des informations sur le temps de grève et les congés sans solde. Gartner explique que ces nouvelles réformes auront des répercussions majeures sur les professionnels et les systèmes de comptabilité et de retraites.

Puis-je continuer à utiliser l’EDI ? Oui, absolument !

La difficulté majeure réside dans la manière de communiquer efficacement avec l’administration fiscale britannique. Seules les plus petites entreprises seront encore autorisées à transmettre des déclarations ou des inscriptions manuelles. La majorité des entreprises du pays auront donc la tâche ardue de s’assurer que d’énormes volumes d’informations très précises sont échangés avec l’administration fiscale en temps réel.

À l’origine, l’idée était de retirer l’échange de données informatisé de l’équation et de n’utiliser que le réseau BACS, mais l’administration fiscale britannique a peut-être réalisé que beaucoup d’entreprises utilisaient déjà l’EDI, elle a donc décidé d’autoriser cette méthode, qui est fiable, jusqu’en 2017. Cela offre une flexibilité maximale à la fois à l’administration fiscale et aux employeurs puisque le fait d’imposer un seul et unique réseau ne peut que limiter la réussite des RTI.

Il existe maintenant deux méthodes, la passerelle Internet du gouvernement ou l’EDI. C’est une formidable nouvelle pour les entreprises qui utilisent déjà l’EDI, même si, actuellement, elles n’échangent pas de documents par voie électronique avec l’administration fiscale britannique. Si votre entreprise utilise l’EDI, elle doit considérer l’administration fiscale comme un nouveau partenaire commercial à intégrer et comme un autre « fournisseur ».

L’avantage qu’offre l’utilisation de l’EDI est que votre prestataire de services se chargera du mapping et de la traduction des données permettant de s’assurer que les données reçues par l’administration britannique sont fiables et dans un format adapté à ses services. Au fur et à mesure de l’augmentation de la quantité d’informations demandées par RTI, cette méthode vous permettra de rapidement vous adapter aux changements avec la plus grande fluidité qui soit.

Vous ne serez pas surpris d’apprendre que la majeure partie des prestataires de services d’intégration interentreprises ont déjà intégré l’administration fiscale britannique dans leur réseau de partenaires. L’EDI est, depuis de nombreuses années, une méthode avérée d’échange de données avec le gouvernement britannique.

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