FAQ EDI

Voici des questions fréquemment posées concernant l’EDI. Cliquez sur la question pour afficher/masquer la réponse.

1. Ce qu’est  l’EDI ?

   L’échange de données informatisé (EDI) est l’échange de documents commerciaux tels que des bons de commande et des factures entre des partenaires commerciaux dans un format commun directement d’un ordinateur à un autre.

2. Qui utilisent l’EDI en règle générale ?

   L’EDI est utilisé dans presque toutes les grandes industries, notamment l’automobile, l’aéronautique, la grande distribution, la finance et les produits de grande consommation. Il est considéré comme la norme en matière d’échange électronique de documents d’une entreprise à une autre.

3. Ce qu’est un partenaire commercial ?

   Un partenaire commercial EDI est tout simplement une entreprise avec laquelle vous échangez des documents. La plupart des fabricants OEM ont un vaste réseau de partenaires commerciaux parfois appelé « communauté commerciale ».

4. Un partenaire EDI avec lequel je travaille m’a demandé d’utiliser une solution EDI spécifique. Dois-je utiliser exactement cette méthode pour envoyer des documents ?

   On considère que les solutions EDI sont universelles et plusieurs normes régissent actuellement la manière dont les documents EDI devraient être envoyés d’une entreprise à l’autre. Votre choix concernant la solution EDI à utiliser doit se porter sur celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

5. Est-il difficile de mettre en oeuvre l’EDI ?

   L’EDI peut être mis en œuvre presque immédiatement selon le type de solution choisie. S’il s’agit d’une solution web hébergée par votre client, il vous suffira de vous connecter à son portail Internet et de remplir les formulaires en ligne avant d’envoyer les documents requis. Les systèmes plus complexes exigent l’installation d’un logiciel sur le réseau de votre entreprise, ce qui permettra de garantir son intégration à vos systèmes internes. Un système EDI peut être considéré comme une solution évolutive. Plus votre entreprise se développe et plus vos partenaires commerciaux sont nombreux, plus la complexité de votre système EDI est grande.

6. Quelle est la différence entre l’EDI basé sur un réseau VAN et l’EDI sur Internet ?

   VAN signifie « Value Added Network » (réseau à valeur ajoutée) qui est un réseau privé par lequel le trafic EDI transite en toute sécurité. Les partenaires commerciaux devront posséder un compte auprès d’un fournisseur de réseau VAN tel que GXS. Ce compte agit tout simplement comme une boîte aux lettres électronique permettant d’envoyer et de recevoir des documents électroniques. Outre l’envoi de documents EDI à votre partenaire commercial via un réseau VAN, il est également possible d’envoyer des documents EDI entre des réseaux VAN. Ces liaisons sont connues sous le nom d’« interconnexions ». Ces interconnexions sont très pratiques car elles vous donnent accès à un bien plus grand nombre de partenaires commerciaux à travers le monde. Même si les réseaux VAN existent depuis près de 30 ans, Internet offre une méthode alternative pour le transfert de documents EDI. Même si les avantages commerciaux sont similaires, le facteur déterminant dans le choix d’une solution par rapport à une autre dépendra de l’accord de partenariat négocié. Les partenaires commerciaux doivent, dans l’idéal, utiliser la même méthode d’acheminement (réseau VAN ou échange direct via Internet). Un grand nombre d’entreprises parmi les plus grandes du monde demandent à leurs fournisseurs d’utiliser la même méthode pour envoyer les documents.

7. Quels types de solutions EDI sont disponibles pour ma société ?

   Il existe globalement trois types de solutions EDI : un logiciel EDI, le web EDI et les bureaux de services EDI. Le logiciel EDI est directement installé sur un ordinateur de votre entreprise et offre le plus haut niveau de flexibilité et de contrôle. Il permet également une intégration avec vos systèmes internes, ce qui améliore l’efficacité des processus commerciaux. Les documents EDI sont échangés directement entre votre logiciel EDI et celui de votre partenaire commercial. Cette méthode de communication appelée « point-à-point » garantit un minimum de retards, une réduction des erreurs et une méthode sécurisée pour dialoguer avec vos partenaires commerciaux. Puisque le logiciel pour le Web EDI se trouve sur Internet, son utilisation requiert une connexion Internet quelconque. Le Web EDI est un processus interactif qui implique une saisie manuelle de vos données. Cette méthode offre peu de possibilités d’intégration et diminue le contrôle que vous avez sur vos activités quotidiennes. Puisque les données sont interactives avec un système Web EDI, une personnalisation du processus EDI est très limitée. Les bureaux de services EDI sont des prestataires de services EDI qui gèrent vos opérations EDI et facturent généralement sous la forme d’un « paiement à l’acte ». Un bureau de services EDI vous offre le plus faible degré de contrôle sur vos activités quotidiennes et le moins de possibilités d’intégration avec vos systèmes internes.

8. Pourquoi choisir une solution logicielle EDI au lieu d’une solution web ou un bureau de services ?

   Il est, dans un premier temps, nécessaire de comprendre l’impact de l’EDI sur vos processus commerciaux. Étant donné que les solutions Web EDI et les bureaux de services intègrent une composante « manuelle » dans leur processus, elles sont susceptibles d’introduire des erreurs dans le processus commercial. Un logiciel EDI vous permet d’échanger des données directement avec les systèmes internes, ce qui élimine les erreurs manuelles dans le processus. La réduction du temps consacré à la saisie des données et la réduction des erreurs permettent à votre entreprise de passer plus de temps à honorer les commandes et, surtout, d’améliorer le degré de satisfaction de vos clients. Il est important de se souvenir que, quelle que soit la solution EDI choisie, elle aura des répercussions sur l’évolution de l’activité de votre entreprise.

9. Dois-je avoir une expérience particulière pour utiliser l’EDI ?

   Dans la majorité des cas, vous n’aurez pas besoin d’expérience particulière. Cela dépend directement du type de solution EDI que vous choisirez pour votre entreprise. Les solutions Web EDI sont généralement « hébergées » par une entreprise et vous y accédez simplement via un navigateur Internet. Cette méthode est donc la plus simple pour dialoguer avec un système EDI. Si vous décidez d’utiliser un logiciel EDI, il est conseillé de demander à votre prestataire EDI d’offrir une formation de base à vos employés.

10. J’ai entendu parler de l’externalisation des services informatiques. Est-il possible d’externaliser l’EDI ?

    Oui, comme avec toutes les autres formes de technologie informatique, l’EDI peut être confié à une entreprise externe disposant des ressources nécessaires à la gestion de tous vos besoins dans ce domaine. GXS Managed Services offre des services d’externalisation EDI. Ce service répondra à l’ensemble de vos besoins dans ce domaine : création des cartes (mapping), rapprochement des documents, recrutement des partenaires et mise en place de communautés commerciales. GXS collabore avec succès avec 135 entreprises à travers le monde pour assurer la gestion de leurs infrastructures EDI. GXS Managed Services vous permettra d’intégrer, au besoin, l’ensemble de votre chaîne logistique à travers le monde.

11. Je n’ai pas de ressources nécessaires pour recruter des partenaires commerciaux et leur expliquer ma stratégie EDI. Existe-t-il un moyen efficace d’y parvenir ?

    Oui, GXS Community Link permet à une entreprise d’intégrer rapidement des partenaires commerciaux à votre programme EDI. GXS assurera la présentation de votre service EDI à vos partenaires commerciaux potentiels et collaborera avec eux pour veiller à ce qu’ils soient en mesure d’échanger des documents avec votre entreprise le plus rapidement et facilement possible.

12. Je fais actuellement appel à un certain nombre de fournisseurs automobiles basés en Chine. Est-il possible d’effectuer des échanges électroniques avec ces entreprises ?

    Oui, il est possible d’effectuer des échanges électroniques avec des fournisseurs automobiles en Chine. GXS a récemment annoncé un partenariat avec CEDEX (China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd). Ce partenariat a développé l’une des seules plateformes commerciales dédiée à l’industrie automobile en Chine, une industrie en pleine croissance. Cette plateforme permet aux entreprises automobiles en Chine d’échanger des documents avec leurs clients nationaux et internationaux. China e-AutoHub est relié directement à GXS Trading Grid, ce qui permet de garantir une connexion transparente avec n’importe quel partenaire commercial dans le monde.

13. J’ai entendu parler de plusieurs associations sectorielles et normes de données dans le domaine de l’EDI. Est-ce important ?

    
    Oui, les associations sectorielles sont très importantes car elles vous permettent de mettre en œuvre les bonnes pratiques de l’industrie et de mieux comprendre ce que font les autres entreprises dans votre secteur d’activité en termes d’utilisation de l’EDI. De plus, elles collaborent étroitement dans le but de créer des normes sectorielles en matière d’échange de documents. Il est important de comprendre ces normes si vous voulez déployer l’EDI correctement et obtenir ainsi un avantage concurrentiel sur le marché. Consultez la rubrique « Ressources » de ce microsite pour en savoir plus sur les nombreuses associations sectorielles et les types de documents EDI.

14. J’ai entendu dire que l’EDI était une technologie assez ancienne. Est-ce vrai ?

    L’EDI existe depuis plus de trente ans et est considéré comme une technologie informatique éprouvée. Étant bien implanté dans de nombreuses entreprises, il est très difficile de le remplacer par une autre technologie du jour au lendemain. Lors de l’apparition de nouvelles technologies telles qu’Internet, l’EDI a du les adopter afin de demeurer un outil commercial efficace pour transmettre des documents entre les entreprises. L’EDI continuera d’exister pendant de nombreuses années encore.

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