Coût de l’EDI

Calculer le coût de la mise en oeuvre de votre programme EDI est essentiel pour assurer votre rendement financier à l’avenir. Tout d’abord, vous devez décider l’approche que vous allez adopter pour réaliser votre objectif EDI : la mise en oeuvre interne ou l’utilisation des services d’un fournisseur EDI tiers (qu’on appelle parfois un réseau à valeur ajoutée ou VAN).

La mise en oeuvre interne

Quelques grandes entreprises ont créé leurs propres réseaux EDI. Cela présente les avantages de la gestion, du contrôle et de la sécurité internes mais cela ne doit pas être pris à la légère. Si vous décidez à créer votre propre système EDI, vous devez, au minimum, investir dans :

  • Un logiciel d’EDI
  • Un logiciel de communication
  • Des méthodes de transmission EDI
  • Un logiciel de mapping et de traduction
  • Des spécialistes de l’EDI et du mapping
  • La mise à jour, le support technique et la maintenance permanentes

Ces investissements ne sont qu’un premier pas. Vous aurez votre système EDI interne. Il est plus que probable que vous devrez aider chacun de vos partenaires commerciaux à déployer ce système. Vous devrez peut-être même le créer pour eux. Vous devrez éffectuer ainsi pour chaque partenaire avec qui vous souhaitez interagir via l’EDI. Et cela sera le cas tant que votre communauté de partenaires évoluera et s’agrandira.

Il n’est donc guère surprenant que la plupart des entreprises aient, au contraire, choisi de faire confiance à un prestataire tiers afin d’accéder à l’infrastructure EDI sans avoir à faire cet investissement initial. Cette manière sera pratique en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui n’ont tout simplement pas de ressource humaine ni financière pour soutenir un tel investissement.

Fournisseur EDI/VAN

Comme prévu, vous allez analyser beaucoup de différents modèles tarifaires des fournisseurs potentiels EDI. Bien que votre choix final soit, bien évidemment, déterminé par votre budget, vous devez également prendre en compte des éléments clés commercials tels que:

  • Le nombre de partenaires commerciaux qui sont déjà accessibles au réseau de ce fournisseur
  • La capacité de la couverture géographiques de vos activités
    commerciales
  • Le niveau de support et de formation que le fournisseur est en mesure de fournir pour soutenir votre société et votre communauté commerciale
  • Les options EDI qui vous permettront de gérer le système EDI avec vos partenaires

La somme facturée de services EDI dépend souvent du volume de données transmises sur le réseau. Le volume est généralement mesuré selon le nombre de kilo-caractères (KC) contenus dans votre document EDI. Selon cette manière de calcul, les prestataires proposent une multitude d’abonnements auxquels vous pouvez souscrire, par exemple :

  • Paiement à l’acte (sans engagement)
  • Abonnement mensuel
  • Abonnement annuel

Souvent, ces abonnements s’appuient sur les volumes anticipés de KC ou de documents. Mais il faut faire attention aux frais cachés tels que les longueurs d’enregistrement minimum. Certains fournisseurs fixent une longueur d’enregistrement de 128 à 512 caractères. Dans ce cas-là, si vous envoyez 10 documents contenant 10 caractères chacun, vous sera facturé 5 120 caractères malgré que vous n’en ayez envoyés que 100. Si vos transactions sont nombreuses et de petite taille, votre abonnement mensuel peut vous mener un surcoût significatif.

Donc il est important de bien analyser le volume de vos documents et de comprendre la nature de vos transactions commerciales avant de choisir un fournisseur EDI. Cela vous permettra de trouver le modèle tarifaire qui convient le mieux à vos besoins commerciaux. En outre, lisez attentivement les petites lignes des offres des fournisseurs qui prétendent proposer un « service EDI VAN gratuit » car c’est rarement le cas.

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